C’est au syndic qu’il revient de convoquer l’ensemble des copropriétaires. Tous doivent l’être, même ceux qui ne possèdent dans l’immeuble qu’un emplacement de parking ou une cave.

La convocation à l’assemblée générale se fait par lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR) ou encore par télécopie avec récépissé. Mais il arrive aussi que ce soit le gardien qui la remette en main propre à chaque propriétaire contre signature. L’emploi d’un autre procédé de convocation que les trois précités – avis apposés sur les panneaux d’affichage, convocations glissées directement dans les boîtes aux lettres, par exemple – est impossible.

Sauf cas d’urgence – remplacement d’une chaudière défectueuse, par exemple – un délai minimal de 21 jours doit être respecté entre la première présentation du recommandé (ou la remise en main propre de la convocation) et la date de l’assemblée.

Outre ce délai minimal, la convocation doit respecter des règles de forme. Elle doit notamment comporter un ordre du jour rédigé de la façon la plus précise et détaillée possible. Chaque copropriétaire a le droit de demander, par LRAR, qu’une question soit inscrite à l’ordre du jour. Il est conseillé de faire votre demande suffisamment tôt avant la date de l’assemblée, faute de quoi elle figurera à l’ordre du jour de l’AG suivante, soit un an plus tard !

Suivant l’ordre du jour, certains documents peuvent être annexés à la convocation ; leur liste figure à l’article 11 du décret n°67-223 du 17 mars 1967, consultable sur Legifrance. Ainsi, le projet de budget prévisionnel sera joint (si celui-ci doit être voté) ou le projet de contrat du syndic (si ce dernier doit être désigné ou renouvelé). De même, lorsque des travaux vont être votés au cours de l’AG, les devis concernés doivent être envoyés en même temps que la convocation.