Lors de leur arrivée dans les locaux qui accueillent l’AG, les copropriétaires présents (ou la personne qui les représente) signent la feuille de présence. C’est une formalité obligatoire puisqu’elle permet de déterminer le nombre de millièmes attachés à chaque votant (les siens et, le cas échéant, ceux des copropriétaires qu’il représente).

Ensuite, l’assemblée élit un « bureau » comprenant un président – un copropriétaire ou un mandataire mais jamais le syndic ! – qui animera les débats et fera procéder aux votes et, lorsque le règlement le prévoit, un ou plusieurs scrutateurs qui assisteront notamment le président dans le dépouillement des votes. Ainsi formé, le bureau désigne un secrétaire, qui établira le procès verbal de l’assemblée. Mais l’AG peut désigner, à la majorité de l’article 24, toute autre personne (excepté le président).