Dirigeant d’association

Pour créer votre association, différentes formalités sont à accomplir. Rédiger vos statuts et mettre en oeuvre le registre spécial sont deux démarches essentielles et obligatoires.

Vos manifestations

Dans le cadre de la vie de votre association, vous pouvez être amené à organiser des manifestations … Attention, certaines démarches sont nécessaires et peut-être que vous aurez besoin d’une licence.

Le Guichet Unique Spectacle Occasionnel (GUSO)

Il est obligatoire pour les employeurs avec ou sans licence d’organisateur de spectacle dès lors :
- que l’activité principale n’est pas l’organisation de spectacle
- qu’ils emploient sous contrat à durée déterminée des artistes du spectacle ou des techniciens qui concourent au spectacle vivant.
Il permet de remplir en une seule fois, auprès d’un seul organisme, toutes les formalités liées à l’embauche d’artistes ou de techniciens de spectacle vivant.
Plus d’informations auprès du n° AZUR 0810 863 342 ou sur www.guso.fr.

La déclaration préalable de spectacle

- Si vous organisez six spectacles par an ou moins, la déclaration préalable de spectacle est obligatoire. Elle peut être effectuée sur papier libre et doit être adressée au moins un mois avant la date prévue à la Direction Régionale des Affaires Culturelles (DRAC) du lieu de représentation ou du lieu de la première représentation.

- Si vous organisez plus de six spectacles par an, vous devez demander une licence de spectacles à la DRAC, délivrée pour une durée de trois ans renouvelable. Le formulaire de demande ou de renouvellement de licence ainsi que la liste des pièces justificatives sont disponibles auprès de la DRAC ou du Ministère de la Culture et de la Communication.

Plus d’informations auprès de votre DRAC.

Les licences de spectacles

L’activité d’entrepreneur de spectacle peut être exercée occasionnellement :
- par toute personne physique ou morale qui n’a pas pour activité principale ou pour objet l’exploitation de lieux de spectacles, la production ou la diffusion de spectacles
- les groupements d’artistes amateurs bénévoles faisant occasionnellement appel à un ou des artistes du spectacle percevant une rémunération
- dès lors que ces personnes exercent cette activité dans la limite de six représentations par an.

En conséquence, dès lors qu’une association organise plus de six représentations par an, elle doit obligatoirement être titulaire d’une licence d’organisateur de spectacle. Celle-ci est délivrée pour une période de trois ans. L’association ne peut plus pendant cette même période bénéficier des cotisations forfaitaires de sécurité Sociale. Elles devront être acquittées sur les salaires réels avec toutefois les taux spécifiques pour les artistes du spectacle. De lourdes sanctions sont prévues pour le non-respect de l’obligation d’être titulaire de la licence.

Les associations qui ont pour objet social ou comme activité, l’organisation de spectacles doivent être titulaires de la licence 3 voire 2 et 3.

La loi du 18 mars 1999 et les décrets et arrêté du 29 juin 2000 ont défini trois types de licences :
- Licence 1 : Pour les propriétaires de locaux qui accueillent plus de 6 représentations de spectacles vivants par an (avec un artiste présent physiquement). Ceux-ci devront détenir une attestation de formation à la sécurité délivrée par un organisme agréé ont la liste est disponible auprès de la DRAC.
- Licence 2  : Pour les organisateurs de spectacles ou entrepreneurs de tournées qui mettent en place un plateau pour la représentation. Ils ont la responsabilité d’employeur vis-à-vis des artistes qu’ils embauchent et rémunèrent. Ce sont eux qui doivent payer les charges sociales.
-  Licence 3 : Pour les diffuseurs de spectacles. Ils s’occupent de la publicité, de la billetterie, du personnel de maintien de l’ordre, de la buvette.

Sécurité de l’événement

Il est de la responsabilité de l’association et de ses dirigeants d’assurer la sécurité des événements organisés par ses soins. Pour ce faire, renseignez-vous auprès des services de la préfecture, de la mairie et des pompiers.
N’oubliez pas de contacter aussi votre assureur.

Billetterie et publicité

La réglementation impose la mention du producteur et son numéro de licence, ainsi que la mention du diffuseur avec éventuellement son numéro de licence, tant sur la publicité que sur la billetterie.

Tombola, loterie, loto

Les lotos et loteries sont régis par la loi du 21 mai 1836 qui est une loi de portée générale et d’ordre public posant un principe de prohibition totale. Deux régimes d’exception sont cependant prévus :
- Certaines loteries d’objets mobiliers destinées à des actes de bienfaisance, au bénéfice des arts ou au financement d’activités sportives à but non lucratif, autorisées par les préfets (art. 5 de la loi).
- Les lotos traditionnels (art. 6 de la loi). Noter que la loi Perben N° 2004-204 du 9 mars 2004 apporte des modifications visant à renforcer la prévention et la lutte contre le risque d’exploitation commerciale des lotos.

La notion de cercle restreint et uniquement dans un but social, culturel, scientifique, éducatif et sportif ou d’animation sociale vise à protéger le secteur associatif. Le plafonnement de la valeur des mises vise le même objectif. La limitation des mises entraîne une limitation du produit par le biais du réemploi des fonds pour acheter des lots dont la valeur a été déplafonnée. Les services de contrôle de police ou de gendarmerie attirent l’attention des dirigeants d’association sur ce point, notamment en cas de recours à des prestataires, fournisseurs de soirées clés en main et dont les pratiques publicitaires et de délivrance de lots contreviennent à la loi.

Spectacles musicaux, bals, repas dansants, concerts

Dès qu’il y a un usage de musique en public, l’association organisatrice est tenue à des obligations vis-à-vis de la SACEM (Société des Auteurs, Compositeurs, Editeurs de Musique). La rémunération perçue par la SACEM est forfaitaire et est fonction :
- du type de manifestation : bal, spectacle, concert, repas avec musique, manifestation avec fond sonore…
- de l’ampleur de la manifestation,
- du mode de diffusion de la musique.
Le montant des forfaits applicables peut être consulté en ligne sur www.sacem.fr ou communiqué par votre délégation régionale lors de la déclaration préalable de votre manifestation.

Attention, si vous ne déclarez pas votre manifestation avant son déroulement (15 jours avant) ou si vous ne payez pas dans les délais, la tarification sera majorée de 25 %.

Dans les 10 jours suivant la manifestation, retournez l’état des recettes et des dépenses et joignez le programme des oeuvres diffusées. Ce programme est nécessaire pour répartir les droits d’auteur.

Les droits d’auteur sont toujours à la charge de l’organisateur de la manifestation, et non à celle du chef d’orchestre, des musiciens, des artistes, du disc-jockey, du sonorisateur… qui se produisent à sa demande (sauf, bien évidemment, s’ils organisent la séance pour leur propre compte).

Si vous faites appel à une disco mobile : assurez-vous que celle-ci est inscrite au registre du commerce.

BON À SAVOIR : Réductions et protocoles d’accord

La SACEM a conclu plus de 100 protocoles d’accord avec des fédérations qui font bénéficier les associations adhérentes de réductions sur les droits d’auteur (la liste de ces fédérations est à votre disposition sur internet www.sacem.fr).

Par ailleurs, les sociétés ou associations d’éducation populaire agréées par l’autorité administrative bénéficient d’une réduction de 12,50 % sur le montant des droits d’auteur pour toutes les manifestations musicales qu’elles organisent. Les associations à but d’intérêt général bénéficient quant à elles d’une réduction de 5 % sur le montant des droits d’auteur, uniquement pour les manifestations musicales sans entrée payante. Ces réductions ne sont pas cumulatives avec celles prévues par les protocoles d’accord.

Plus d’informations auprès de votre délégation SACEM ou sur www.sacem.fr.

L’organisation de manifestations sportives sur la voie publique

Au regard du développement des manifestations sportives organisées sur la voie publique, il convient de mettre l’accent sur les points suivants :
- la nécessité de prendre en compte la sécurité des pratiquants,
- les organisateurs ne peuvent s’exonérer de leur responsabilité en cas d’accidents lors de l’épreuve,
- la responsabilité des collectivités locales, notamment des maires au travers de leur compétence en matière de police municipale.

Toute épreuve se disputant en totalité ou en partie sur la voie publique doit faire l’objet d’une autorisation administrative préalable (dossiers à constituer 6 semaines à l’avance). L’autorisation est délivrée par Monsieur le Préfet de Département (parfois par Monsieur le Ministre de l’Intérieur dans des cas spécifiques) au travers d’un arrêté préfectoral.

Dans certains cas, et lorsque l’épreuve sportive ne comporte pas de classement, une simple déclaration est nécessaire pour signaler un regroupement important sur la voie publique ou en agglomération (par exemple, les regroupements de plus de 50 cyclotouristes qui doivent respecter le code de la route). Cette déclaration est faite un mois avant le regroupement.

Les épreuves sont classées en plusieurs catégories, en fonction de la participation ou non de véhicules à moteur et de leur vitesse.

La production, par l’organisateur, d’une police d’assurance en responsabilité civile est obligatoire, couvrant l’organisation générale de l’épreuve, les pratiquants entre eux, le matériel, etc.

L’organisateur s’engage à prendre à sa charge les frais de service d’ordre ainsi que les réparations des dégradations consécutives à l’épreuve. Un service médical ou ambulancier paraît souvent nécessaire pour pallier aux besoins sportifs et aussi aux accidents potentiels.

La consultation préalable des services de l’État (DDTM, Gendarmerie Nationale, Police, DDCS, etc.) permet à l’organisateur de se renseigner sur les possibilités de réaliser la manifestation sportive.

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