Quels documents conserver et archiver quand on est entrepreneur ?
08/12/2022 - 2 min de lecture
Rubrique : Création et installation
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Quels documents conserver et archiver quand on est entrepreneur ?
Le classement et l’archivage des documents de l’entreprise - des factures aux contrats en passant par les déclarations fiscales et sociales – sont des tâches importantes qui suivent certaines règles. En effet, vous devrez pouvoir les présenter cas de contrôle ou de réclamation, ou encore pour prouver l’existence d’un droit ou d’une obligation. Voici une liste des documents à archiver et combien de temps.
QUELS SONT LES DOCUMENTS OFFICIELS À CONSERVER EN TANT QU’ENTREPRENEUR ?
L’entreprise a l’obligation de conservation de nombreux documents : ces obligations sont dictées par le Code du travail, le Code général des impôts ou encore le Code de commerce. Il s’agit notamment des :
- contrats de travail,
- bulletins de paie,
- statuts,
- bilans, rapports des gérants,
- déclarations fiscales et sociales
- documents bancaires
- contrats commerciaux
- ….
Conservez les pièces comptables : tout enregistrement comptable doit préciser l’origine et le contenu de la pièce qui justifie l’écriture. Il va s’agir par exemple des bulletins de paie justifiant de l’enregistrement comptable des charges de personnel, des factures clients justifiant de la vente de biens ou de prestations de services, de la quittance du bailleur justifiant de la sortie des paiements des loyers. Conservez tous vos documents et relevés bancaires. En cas de contrôle, ces documents seront étudiés pour s’assurer de la bonne régularité de la comptabilité de l’entreprise.
COMBIEN DE TEMPS CONSERVER LES DOCUMENTS DE L’ENTREPRISE ?
Le tableau au bas de cet article vous indique la durée de conservation à respecter. Elle correspond généralement aux délais pendant lesquels une réclamation ou un recours est possible. Il s’agit d’une durée minimale de conservation, vous avez tout intérêt à les conserver plus longtemps.
SOUS QUELLES FORMES GARDER LES DOCUMENTS DE VOTRE ENTREPRISE ?
D’une manière générale, réalisez l’archivage sur le support d’origine. C’est le moyen recommandé pour être en mesure de restituer ces informations avec la plus grande fiabilité possible à l’occasion d’un contrôle.
Notez qu’en la matière, le livre des procédures fiscales prescrit les règles suivantes :
- Les factures d’achat, qui justifient d’un droit à déduction à la TVA, doivent être conservées sous leur forme originale ;
- Les autres justificatifs tels que les factures de ventes peuvent être conservés sous leur forme originale, sur microfilms ou bandes magnétiques, ou encore être photocopiés dès lors qu’ils sont une juste reproduction fidèle et durable des originaux.
- Les factures électroniques (créées avec une signature électronique avancée, au moyen d’un échange informatisé de données ou encore avec une piste d’audit fiable) doivent être conservées sous le format original sous lequel elles ont été transmises. Elles tiennent lieu de facture d’origine.
À noter : si vous conservez sur papier des informations reçues par voie informatique, vous vous exposez à un rejet de votre comptabilité. En effet, l’impression sur papier des factures électroniques ne constitue pas une facture d’origine.
OÙ DEVEZ-VOUS ARCHIVER CES DOCUMENTS ?OÙ DEVEZ-VOUS ARCHIVER CES DOCUMENTS ?
Vous devez stocker vos factures papier sur le territoire français. Le lieu de stockage doit être immédiatement accessible en cas de requête.
S’agissant des factures transmises par voie électronique, elles doivent être stockées sur le territoire français ou sur le territoire d’un autre Etat membre de l’Union européenne ou d’un pays lié à la France par une convention prévoyant une assistance mutuelle.
QUE RISQUEZ-VOUS SI VOUS NE CONSERVEZ PAS CERTAINS DOCUMENTS DE VOTRE ENTREPRISE ?
En cas de non-conservation des documents liés à l’activité de l’entreprise, le responsable de l’entreprise encoure une amende de 45 000 euros ou une peine d’emprisonnement en cas de détérioration ou de destruction d’un registre ou d’un acte original émanant de l’autorité publique. Ça c’est pour le Code pénal, le Code général des impôts prévoit une amende de 1 500 euros, en cas de destruction ou de refus de communication des documents soumis au droit de communication de l’administration.
| DOCUMENTS | DURÉE DE CONSERVATION |
TEXTE DE RÉFÉRENCE |
| LES DOCUMENTS ET LES PIÈCES COMPTABLES | ||
Livre et registre comptable (livre journal, Pièces justificatives : bon de commande, de livraison ou de réception, facture |
10 ans à partir de la clôture de l’exercice social |
Article. L.123-22 du Code de commerce |
| LES DOCUMENTS CIVILS ET COMMERCIAUX | ||
| Contrat conclu entre commerçants et non commerçants | 5 ans | Article |
Titres de propriété ou de cession de biens immobiliers |
30 ans | Article |
| Correspondance commerciale | 5 ans | Article |
| Document bancaire (talon de chèque, relevé bancaire…) | 5 ans | Article |
| Document de transport de marchandises | 5 ans | Article |
| LES DÉCLARATIONS FISCALES ET SOCIALES | ||
| Impôt sur le revenu et sur les sociétés | 6 ans | Article L.102 B du Livre des procédures fiscales |
Taxes foncières sur les propriétés bâties et non bâties Contribution à l’audiovisuel public |
1 an à partir de l’année d’imposition | Article L.173 du Livre des procédures fiscales |
| Contribution économique territoriale (Cotisation foncière des entreprises et cotisation sur la valeur ajoutée) | 6 ans | Article L.102 B du Livre des procédures fiscales |
| Taxes sur le chiffre d’affaires (TVA et taxes assimilées) | 6 ans | Article L.102 B du Livre des procédures fiscales |
| Taxe sur les salaires | Fin de la 3ème année civile suivant l’année d’imposition | Article L.169 A du livre des procédures fiscales |
| Déclaration Sécurité sociale | 3 ans | Article L.244-3 du Code de la Sécurité sociale |
1 : pour les exercices ouverts depuis le 1er janvier 2016, le livre d’inventaire n’est plus obligatoire. Pour les exercices précédents, il doit être conservé pendant 10 ans suivant la clôture de l’exercice.
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© Creative Works - Décembre 2022
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