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Une nouvelle procédure pour la déclaration d’embauche

05 déc
Social RH

Décembre 2011

Depuis le 1er août 2011, la procédure de déclaration d’embauche des nouveaux collaborateurs est modifiée. Voici ce qui change pour les entreprises qui recrutent un nouveau salarié.

Avant le 1er août 2011, les informations liées à l’arrivée d’un nouveau salarié étaient transmises à l’administration de manière séparée, via la déclaration unique d’embauche et la déclaration préalable à l’embauche. Désormais, toutes les informations requises doivent figurer sur un seul et même document : une déclaration préalable à l’embauche unique, dont la portée est étendue.

Une seule et même déclaration

Un employeur qui recrute un nouveau salarié est tenu d’effectuer certaines formalités administratives : il doit en effet informer l’Urssaf et les organismes tiers (Sécurité sociale, assurance chômage, médecine du travail), de la présence d’un nouveau collaborateur dans l’entreprise. Cette déclaration d’embauche est obligatoire, quelle que soit la durée et la nature du contrat de travail. A défaut de se conformer à cette obligation, l’employeur encourt des sanctions, notamment financières, pour dissimulation d’emploi salarié.
Depuis le 1er août 2011, cette procédure déclarative est modifiée. Un décret, en date du 16 juin 2011, unifie en un seul et même document – nommé DPAE ou déclaration préalable à l’embauche – tous les éléments devant être communiqués à l’administration. Plus question, désormais, de faire parvenir certaines informations de manière échelonnée, jusqu’à deux mois après l’entrée en fonction du nouveau collaborateur, comme cela était possible avant. L’ensemble des données demandées doit être transmis avant la prise de poste. Au plus tôt, dans les huit jours précédant l’entrée en fonction du nouveau collaborateur, au plus tard le jour même.

Les démarches à effectuer

Cette DPAE « nouvelle formule » contient tous les éléments utiles à l’administration concernant l’entreprise et le salarié recruté (raison sociale, adresse, code APE, identité complète du salarié, date et heure d’embauche, etc.). Une fois renseignée, elle peut être transmise à l’Urssaf par voie électronique via le site net-entreprises.fr, ou via un formulaire papier adressé par courrier recommandé avec AR. Le reçu électronique ou l’avis de dépôt remis par La Poste font alors foi que l’entreprise s’est bien acquittée de ses obligations. A réception, l’Urssaf communique les informations utiles aux organismes concernés : Sécurité sociale, caisse primaire d’assurance maladie, assurance chômage, médecine du travail.
Dernier point : l’employeur est tenu de remettre au nouveau collaborateur une copie de la DPAE adressée à l’Urssaf, voire à défaut une copie de l’accusé de réception attestant qu’il a bien effectué la déclaration d’embauche.

en savoir plus :

décret n° 2011-681 du 16 juin 2011

Ministère du Travail, de l’Emploi et de la Santé


© Thibault Bertrand – Uni-éditions – septembre 2011