La dématérialisation au service de la gestion d’entreprise

La dématérialisation : pourquoi ?

La dématérialisation consiste à transformer des documents physiques en fichiers numériques ou à créer ces documents directement sous forme numérique. Outre le gain de temps et d’espace, cette démarche présente de nombreux atouts pour votre entreprise

Que dématérialiser

La dématérialisation facilite l’archivage, le traitement et le partage de tout type de documents d’entreprise :
- bulletins de salaires,
- contrats,
- relevés bancaires,
- bons de commandes et factures,
- déclarations sociales et fiscales...

Pour avoir une valeur légale, certains documents « sensibles », tels que des contrats ou cautions, doivent être certifiés par une signature électronique. Un simple document en format pdf ne suffit pas toujours, car il peut être facilement modifié !

Pourquoi dématérialiser ?

La dématérialisation permet un traitement plus rapide et économique des documents, ceux-ci n’ayant plus besoin d’être imprimés, photocopiés, mis sous pli, acheminés, etc. Les coûts de traitement d’une facture sont ainsi divisés par 2 !

Parce qu’elle concerne tout type de documents, la dématérialisation facilite la gestion des relations avec toutes les parties prenantes de l’entreprise : collaborateurs, clients, fournisseurs, banques, administrations fiscales... En outre, la numérisation de fichiers permet l’émergence de véritables plateformes de partage communautaire en ligne. Idéal pour encourager le travail collaboratif, entre salariés comme avec les clients !

Enfin, en réalisant des économies de papier, d’encre, de transport... vous démontrez votre contribution active à la protection de l’environnement.

Comment dématérialiser ?

Plusieurs solutions de dématérialisation sont disponibles en mode SaaS(Software as a Service), c’est-à-dire sous forme d’un service en ligne auquel l’utilisateur peut s’abonner. Vous pouvez également acquérir et installer un logiciel dédié sur votre poste de travail.

Quelles précautions prendre

La dématérialisation de vos documents permet d’automatiser en partie certains processus au sein de votre entreprise : comptabilité, finances, gestion des achats ou des ressources humaines… Avant de sauter le pas, il est donc indispensable de repenser, et éventuellement réorganiser, les processus concernés.

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