La dématérialisation au service de la gestion d’entreprise

La Gestion Electronique de Documents (GED)

Première étape d’un projet de dématérialisation : la numérisation de vos documents. Celle-ci peut se faire notamment grâce à un système de Gestion Electronique de Documents (GED).

Qu’est-ce qu’un système de GED ?

Il s’agit d’un procédé visant à organiser et gérer des documents électroniques au sein d’une organisation. Le terme de GED désigne également les logiciels permettant la gestion de ces contenus documentaires.

Quelles sont les principales fonctions de la GED ?

La GED permet :
- la numérisation des documents papiers grâce à un scanner ou des procédés informatiques tels que la Reconnaissance Optique de Caractères (OCR),
- l’indexation et le classement des documents numérisés, en fonction de plusieurs critères : type de fichier, date, auteur, contenu, versions...
- le stockage,
- l’accès aux documents par un système de navigation et de moteur de recherche, puis leur consultation.

Comment acquérir un outil de GED ?
Vous pouvez, au choix :
- installer un logiciel dédié sur votre poste informatique,
- vous abonner à un service de GED disponible en ligne (mode SaaS, Software as a Service). Dans ce cas, vous déléguez la gestion de votre flux d’information à un tiers.

Notre conseil

S’il peut s’avérer coûteux, le système de GED vous offre de nombreux avantages : accès rapide aux documents, réduction des coûts liés à la gestion du papier, travail collaboratif simplifié, etc. Pour tirer pleinement parti des atouts de cette solution, pensez à former vos équipes.

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