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À quelles conditions rembourser des frais engagés par les bénévoles ?

13 mai
À quelles conditions rembourser des frais engagés par les bénévoles ?
FINANCES

13 mai

Par définition un bénévole ne peut percevoir de rémunération. Mais s’il procède à des dépenses lors de ses activités au sein d’une association, il peut être remboursé en respectant certaines modalités.

Frais de déplacement, de repas ou d’hébergement, achat de matériel… Les dépenses réalisées par des bénévoles peuvent être remboursées, à condition que plusieurs conditions soient réunies. Pour éviter tout malentendu ou conflit, il est préférable de définir en amont les règles qui s’appliquent dans votre association, notamment la nature des dépenses pouvant être prises en charge (frais de transport ou de nourriture, nuits d’hôtels, équipements…), les montants maximums autorisés par type de dépense, etc.

Des dépenses réelles et justifiées

Pour être remboursées, les sommes d’argent personnellement engagées par les bénévoles doivent correspondre à des dépenses réelles et justifiées. Elles doivent avoir été réalisées pour les besoins de l’activité associative. Seuls les frais correspondant à des activités entrant strictement dans le cadre de l’objet social de l’association sont susceptibles d’être remboursés. Cela peut sembler évident mais il convient de le rappeler : les dépenses personnelles ne peuvent en aucun cas être prises en charge par l’association. Il est important d’être vigilant et de toujours vérifier que les demandes de remboursement respectent ces critères. Un remboursement injustifié pourrait avoir des conséquences fâcheuses. En effet les sommes versées pourraient être requalifiées en salaires déguisés et entraîner un redressement. Tout salaire doit en effet donner lieu au paiement de cotisations sociales. Si les conditions requises sont réunies, les sommes remboursées ne sont pas imposables car elles ne sont pas considérées comme des revenus. Les bénévoles n’ont donc aucune déclaration à faire auprès des services fiscaux.

Les modalités de remboursement

Il revient à chaque association de définir les modalités de remboursement des frais de ses bénévoles. Généralement les personnes qui ont dû effectuer des dépenses sont tenues de remplir une note de frais mentionnant notamment la nature de la dépense, son objet, son montant et à quelle date elle a été réalisée. Ils doivent également fournir les justificatifs correspondant à ces frais (billets de train, factures d’achat de biens ou de prestations de service, notes d’essence ou tickets de péage…). Ces justificatifs doivent être conservés par l’association pendant 4 ans. L’administration fiscale doit pouvoir vérifier la réalité des dépenses effectuées. A défaut de justificatifs, par exemple pour la prise en compte de frais de déplacement avec un véhicule personnel, la base de remboursement des frais kilométriques peut être librement fixée par l’association mais elle ne peut excéder le montant du barème établi par l’administration fiscale et réévalué chaque année. Les barèmes kilométriques applicables notamment aux voitures, motos et scooters pour 2016 ont été publiés le 15 février dernier au Bulletin officiel des Finances publiques-Impôts. Pour les déplacements avec un véhicule personnel, le bénévole doit indiquer le nombre de kilomètres parcourus. Les barèmes prennent en compte la dépréciation du véhicule, les frais de réparation et d’entretien, les dépenses de pneumatiques, la consommation de carburant, les frais d’achat des casques et des protections ainsi que les primes d’assurance. En revanche les frais de stationnement et les péages autoroutiers ne sont pas pris en compte et doivent faire l’objet d’une note de frais complémentaire.


© Anne Le Mouëllic – Uni-éditions – avril 2016