Facture électronique : définition et avantages, obligations pour 2026, comment être conforme ?
04/08/2025 - 3 min de lecture
Rubrique : Sécurisation de l'activité
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Facture électronique : définition et avantages, obligations pour 2026, comment être conforme ?
La facturation électronique (ou e-facturation) va devenir la norme pour les entreprises dès 2026. Pour l’adopter, toutes les entreprises doivent s’équiper d’une solution agréée. Quelles sont les principales modifications apportées par la réforme sur les factures ? Quels sont les avantages d’un logiciel de facturation électronique ? On vous en dit plus.
Sommaire :
Qu'est-ce que la facturation électronique ?
• Définition d’une facture électronique
• Types de formats des e-factures
Généralisation des factures électroniques dès 2026
• Calendrier de la facturation électronique
• Pourquoi la facturation électronique devient obligatoire en 2026 ?
• Les entreprises concernées par la réforme des factures numériques
• Ce que change l’e-invoicing pour les entreprises
• Quelle solution pour être en conformité avec la réforme ?
• Bon à savoir : Découvrez Kolecto, l’outil de gestion financière du Crédit Agricole
Passer à la facturation électronique : pourquoi ne pas attendre 2026 ?
• Les avantages concurrentiels de la e-facture
• Le processus de dématérialisation des factures
• Solution pour éditer ses e-factures
Qu'est-ce que la facturation électronique ?
La facturation électronique obéit à des règles bien spécifiques, et différents types de formats de e-factures existent.
En revanche il ne faut pas confondre la e-facture (ou facture électronique) avec une facture numérique : une facture enregistrée au format numérique JPG ou PDF, envoyée via une messagerie électronique, n’est pas une e-facture.
On vous dit tout !
Définition d’une facture électronique
Une facture électronique est une facture émise, transmise et reçue sous une forme dématérialisée. Une e-facture est adressée par l’entreprise à ses clients, ou reçue de ses fournisseurs, par l’intermédiaire d’une plateforme de dématérialisation agréée par l'État.
Cette facture électronique est ce qu’on appelle une « facture structurée ». Elle permet l’échange de données informatisé (EDI) notamment pour la certification fiscale, à la différence des factures aux formats papier ou PDF.
À lire également : Réussir ses factures : mode d’emploi
Types de formats des e-factures
Il existe différents formats pour éditer et transmettre ses factures : le format Cross Industry Invoice (CII), le format Universal Business Language (UBL) et le format Factur-X. Ce dernier format est dit mixte car il comprend à la fois un fichier de données structuré au format XML et un fichier PDF.
Chaque solution de dématérialisation doit pouvoir traiter ces différents formats.
Généralisation des factures électroniques dès 2026
La réforme s’applique à toutes les factures émises et reçues entre professionnels (BtoB) sur le territoire français, mais impose également un dispositif déclaratif (e-reporting) pour certaines opérations avec des particuliers (BtoC) ou avec des entreprises étrangères.
Calendrier de la facturation électronique
Le calendrier actuel de mise en place de la réforme de la facturation électronique, acté par la loi de finances pour 2024, est en 2 temps :
- À partir du 1er septembre 2026 :
- Obligation de réception pour toutes les entreprises ;
- obligation d’émission pour les grandes entreprises et les ETI (entreprises de taille intermédiaire).
- À partir du 1er septembre 2027 :
- Obligation d’émission pour les petites et moyennes entreprises et les microentreprises.
Ainsi, toutes les sociétés et tous les professionnels devront avoir franchi le pas de la dématérialisation de leurs factures dès 2026, pour pouvoir a minima recevoir des factures électroniques.
Pourquoi la facturation électronique devient obligatoire en 2026 ?
En obligeant progressivement l’ensemble des entreprises à utiliser la facturation électronique, l’Etat va pouvoir contrôler plus systématiquement et plus efficacement la fraude à la TVA, estimée à plusieurs milliards/an par le Sénat.
Mais la loi sur la facturation électronique va aussi apporter de nombreux avantages pour les professionnels et les sociétés. Elle va leur permettre de moderniser leur chaîne de facturation, d’améliorer leur compétitivité et de sécuriser leurs opérations.
Les entreprises concernées par la réforme des factures numériques
Toutes les entreprises françaises assujetties à la TVA sont concernées par cette réforme, du micro-entrepreneur au grand groupe, en passant par les commerçants, les artisans, les agriculteurs, les professionnels libéraux… Attention : même si vous êtes au régime de la franchise en base de TVA, vous êtes considéré comme un assujetti et êtes concerné par la nouvelle réglementation.
Cela concerne aussi les entreprises qui ont aujourd’hui recours des solutions d’affacturage.
Il existe cependant plusieurs cas particuliers dans le cadre de la réforme de la e-facturation :
- les transactions internationales ou intracommunautaires ;
- les transactions avec les particuliers (BtoC), pour lesquelles les professionnels pourront garder des factures « papier » ou PDF / JPG ;
- certaines opérations sectorielles (santé, enseignement et formation, opérations immobilières, opérations bancaires et financières…).
Mais attention : lorsqu’elles concernent un professionnel assujetti à la TVA, ces transactions sont soumises à l’obligation de « e-reporting », une nouvelle procédure déclarative auprès de l’administration fiscale.
Concrètement, toute opération éligible à la TVA, émise par un professionnel assujetti, devra être traitée électroniquement. Soit dans le cadre d’un e-invoicing (facture BtoB domestique entre assujettis), soit d’un e-reporting (opérations BtoC, exportations ou intracommunautaires).
Ce que change l’e-invoicing pour les entreprises
La réforme va introduire plusieurs changements majeurs pour les professionnels :
- Fin des factures envoyées par mail ou par courrier et émission obligatoire de factures électroniques pour les opérations BtoB (e-invoicing*).
- Nouvelles obligations déclaratives pour les ventes aux particuliers (BtoC) ou à l’international (e-reporting*).
- Nécessité de s’équiper d’une solution agréée pour être en conformité avec les nouvelles règles.
- Mise en place de nouveaux processus en interne pour gérer la facturation.
Quelle solution pour être en conformité avec la réforme ?
Dans le cadre de cette réforme permettant d’installer le « e-invoicing »*, les entreprises auront l’obligation de passer par une plateforme agréée chargée de la réception, de l’émission, et du traitement des factures électroniques.
Cette plateforme peut être reliée au compte bancaire de l’entreprise afin de simplifier les opérations.
Certains outils permettent également de gérer le « e-reporting »*, soit l’obligation de transmettre les informations des transactions et paiements à l’Etat par voie électronique.
Son agrément signifie qu’elle respecte tout le cahier des charges fixé par l’administration pour cette réforme. Elle peut être utilisée seule ou en complément d'une solution compatible offrant des fonctionnalités de gestion administrative avancées.
Les entreprises sont libres de souscrire à la solution de leur choix auprès de l’un des éditeurs privés qui a reçu un agrément de l’État.
Important : le choix d’une solution de facturation électronique ne doit pas être pris à la légère. Il est essentiel d’opter pour une plateforme robuste, conforme et adaptée à vos besoins métier spécifiques.
Que vous soyez client ou non du Crédit Agricole, que les comptes de votre entreprise soient multi bancarisés ou pas, profitez de la sécurité financière et l’engagement de conformité réglementaire d’un grand groupe !
Découvrez Kolecto, notre outil de gestion financière qui intègre la réception, l’émission et le traitement de vos factures quel que soit leur format. Kolecto fait partie des solutions pré-agréées par l’État pour la facturation électronique, sachant que la liste des agréments définitifs sera publiée fin 2025.
Cet outil ultra simple à prendre en main vous déchargera au maximum de la gestion de vos factures, tout en facilitant le pilotage de votre entreprise, pour vous laisser plus de temps pour faire votre vrai métier.
Que vous soyez agriculteur, professionnel libéral, indépendant ou dirigeant de PME, optez pour la fiabilité et le professionnalisme que vous êtes en droit d’attendre.
Découvrez sans attendre Kolecto, votre outil de gestion financière conforme aux exigences de la réforme sur la e-facturation !
Passer à la facturation électronique : pourquoi ne pas attendre 2026 ?
Afin d’être en ordre de marche pour une application obligatoire dès 2026 (réception de factures a minima), les entreprises ont intérêt à choisir leur solution de facturation électronique avant la clôture de l’exercice 2025. En anticipant au maximum la transition, elles pourront optimiser l’intégration de la nouvelle plateforme à leur système d’information, mettre en place des processus efficaces et tirer le meilleur parti de la réforme.
En effet, c’est une réelle opportunité pour tous les professionnels qui peut devenir un avantage concurrentiel en permettant un gain de productivité et une baisse des charges.
Les avantages concurrentiels de la e-facturation
La modernisation de la chaîne de facturation grâce à la facturation électronique présente de très nombreux atouts pour les professionnels et les entreprises.
Un gain de temps
La plateforme de dématérialisation gère le flux opérationnel des étapes nécessaires au traitement d’une facture :
- Etablir un devis conforme aux coordonnées de son client, sans erreur de frappe
- Envoyer le devis directement au client / fournisseur, et gérer les éventuelles relances
- Réceptionner le devis signé, et procéder à son archivage
- Etablir une « facture structurée » conforme à la nouvelle réglementation fiscale
- Envoyer la facture au client
- Effectuer les éventuelles relances de paiement
- Réceptionner directement le paiement sur son compte bancaire, et avoir une vision claire sur sa trésorerie
- Archiver et sauvegarder la facture une fois réglée
- Transférer directement les données des transactions et paiements à qui de droit (Etat, comptable…).
La e-facture représente donc un gain de temps évident dans le traitement des devis et factures. L’estimation de temps de traitement moyen par facture pourrait ainsi passer de 10 minutes actuellement à environ 1 minute demain avec la facturation électronique.
Une meilleure traçabilité
La facturation électronique offre une meilleure traçabilité et un meilleur suivi des différentes étapes, entre la création d’un devis et sa signature par le client, la réalisation et l’envoi de la facture, le suivi du paiement et l’optimisation de la trésorerie, la transmission des transactions à l’administration fiscale, la tenue de la comptabilité pour l’arrêté des comptes… La traçabilité des écritures (paiements reçus comme versés) est garantie. L’archivage des devis et factures est lui aussi assuré.
Une plus grande sécurité
La facture électronique permet de renforcer la sécurité des transactions et de limiter le risque de fausse facture au sein de l’entreprise. L’identité du fournisseur est authentifiée tout comme celle du client. De plus, les solutions de dématérialisation agréées doivent remplir un cahier des charges strict en matière de protection et d’inaltérabilité des données des factures. La transmission de ces factures est elle aussi protégée afin d’empêcher qu’elles ne soient interceptées.
Un levier de simplification
Les solutions agréées simplifient la gestion administrative en centralisant l’édition, la réception et la gestion des factures dans le respect de la réglementation.
Elles offrent également l’opportunité d’une gestion personnalisée (par exemple, donner un accès restreint aux assistants de direction qui assurent la gestion des factures, mais n’ont pas accès aux comptes de l’entreprise). Enfin, certaines solutions proposent des fonctionnalités complémentaires facilitant le pilotage financier et la gestion comptable de l’entreprise (tableaux de bord, interopérabilité avec les logiciels comptables…).
Le processus de dématérialisation des factures
La dématérialisation des factures, au sens fiscal du terme, se déroule en plusieurs étapes :
- Le fournisseur émet une e-facture structurée via sa solution agréée.
- La plateforme recherche les coordonnées du destinataire dans l’annuaire public (ex-PPF).
- La facture est acheminée jusqu’à la solution du client.
- Son statut est mis à jour au fur et à mesure et elle est archivée une fois le paiement effectué.
- Les données de facturation et de paiement sont automatiquement transmises à l’administration.
- Ces données peuvent aussi être extraites automatiquement pour faciliter l’export comptable.
Notons que toutes les solutions agréées sont compatibles et peuvent communiquer entre elles ainsi qu’avec l’annuaire public.
Solution pour éditer ses e-factures
Vousvoulez une solution qui permette de donner des accès spécifiques et/ou restreints à certains de vos collaborateurs ? Vous souhaitez une plateforme qui agrège tous vos comptes bancaires pros, et vous permette en un coup d’œil de voir où en est votre trésorerie ? Vous aimeriez bénéficier d’options de rappels, d’alertes ou de notifications pour optimiser la gestion des factures et de la trésorerie ?
Avant de sélectionner votre future plateforme de e-facturation, assurez-vous qu’elle fait partie des solutions agréées ou pré-agréées par l’administration et qu’elle répond à toutes vos exigences.
© Uni-médias – Dernière mise à jour Août 2025
Article à caractère informatif et publicitaire.
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Certains produits et services mentionnés dans cet article peuvent être commercialisés par le Crédit Agricole : renseignez-vous sur leur disponibilité dans votre Caisse régionale.
La souscription à ces produits et services peut être soumise à conditions ou à la réglementation en vigueur, ainsi qu’à l’étude et à l’acceptation de votre dossier par votre Caisse régionale. Accédez au détail de ces produits et services en cliquant sur les liens hypertexte prévus à cet effet dans la présente page Internet.
Kolecto, société par actions simplifiée au capital de 30.000 euros, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Paris sous le numéro 844 589 226, située 50 rue la Boétie, 75008 Paris - TVA intracommunautaire : FR38844589226.
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