Comment réussir une assemblée générale à distance

Le contexte sanitaire rend compliqué l’organisation des assemblées générales (AG) des associations en présentiel. Réglementation, méthodes, outils : voici ce que vous devez savoir avant d’organiser votre AG à distance.

QUELLE RÉGLEMENTATION POUR LES AG EN LIGNE ?

En temps normal, organiser une assemblée générale annuelle à distance n’est possible que si votre association a prévu ce cas de figure dans ses statuts. Toutefois, une ordonnance prise dans le cadre de la loi d’urgence sanitaire ouvre cette possibilité à toutes les associations, y compris pour les votes.

Cette disposition est applicable aux assemblées tenues jusqu’au 31 juillet 2021, date à laquelle on escompte un retour aux assemblées en présentiel. Le site Associations.gouv.fr propose de télécharger un schéma explicatif du dispositif.

QUELLE ORGANISATION ADOPTER ?

Une AG en ligne va vous demander au moins autant de travail qu’une assemblée classique. Préparation de son déroulement, réalisation de supports de présentation, répartition des prises de parole entre les administrateurs, choix d’une solution technique, gestion des prises de parole et des votes…

De plus, il va falloir sensibiliser vos adhérents le plus tôt possible en amont de votre assemblée générale. Certains ne sont en effet peut-être pas très à l’aise avec l’outil informatique ou familiers des visioconférences. Au-delà, il vous faudra leur proposer à l’avance un « scénario » qui, bien compris, permettra à l’AG de se dérouler de façon fluide le jour J.

QUELLE DURÉE, QUELLES SOLUTIONS TECHNIQUES ?

Privilégiez un format court (1h30 maximum) : la capacité d’attention devant un ordinateur décroît plus rapidement qu’en présentiel. Pensez à prévoir un bon quart d’heure avant le début officiel de l’AG, afin de parer à tout problème de connexion des membres. Séquencez clairement les différentes phases de la réunion, afin que chacun puisse se situer dans son déroulement. À l’appui des diapositives de présentation, veillez à ce que les orateurs s’expriment de façon claire, avec des phrases courtes.

Côté technique, l’offre de solutions de visioconférence est abondante. Avant de choisir, posez-vous les bonnes questions :

Quel est le coût de l’outil ? Faut-il s’abonner un an ou existe-t-il une formule pour une utilisation ponctuelle ?
Combien de personnes peuvent utiliser la solution simultanément ?
L’ergonomie proposée est-elle simple et intuitive ?
Une solution de votre électronique est-elle disponible ?

Sachez que certains petits prestataires spécialisés proposent des solutions gratuites ou sur-mesure à prix étudiés, avec à la clé une qualité parfois supérieure aux poids-lourds du secteur.

BON À SAVOIR

Médiamétrie a pointé 6 fois plus d’audience pour les sites et applications de visioconférence pendant le 1^er confinement.

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