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Quels documents conserver et archiver quand on est entrepreneur ?

Il est important pour tout chef d’entreprise de conserver et d’archiver les documents essentiels de la vie de son entreprise pour être en mesure de les présenter lors d’une vérification (inspection du travail, Ursaaf, ou administration fiscale) ou encore pour prouver l’existence d’un droit ou d’une obligation.

QUELS DOCUMENTS CONSERVER ?

L’obligation de conservation des différents documents de votre entreprise (contrats de travail, bulletins de paie, statuts, rapports des gérants, déclarations fiscales et sociales …) est prescrite par le Code du travail, le Code général des impôts ou encore le Code de commerce.
•Les pièces comptables

Tous vos enregistrements comptables doivent préciser l’origine et le contenu de la pièce justificative. Ces documents doivent permettre de s’assurer de la fiabilité de la comptabilité en cas de contrôle. Par exemple, les bulletins de paie justifient de l’enregistrement comptable des charges de personnel (salaires, charges sociales, avantages en nature …), les factures attestent de la vente de biens ou de prestations de services, ou encore la quittance du bailleur justifie le paiement du loyer.

Soyez vigilant quant au contenu et aux mentions figurant sur ces pièces justificatives. Il est essentiel qu’y figurent la date, la nature, le montant de l’opération, ainsi que l’identification de votre client. Sachez qu’il existe des sanctions en cas de non conservation des documents liés à l’activité de l’entreprise.
Ainsi, le code pénal prévoit une amende de 45 000 euros ou une peine d’emprisonnement en cas de détérioration ou de destruction d’un registre ou d’un acte original émanant de l’autorité publique. Le Code général des impôts prévoit, quant à lui, une amende de 1 500 euros, en cas de destruction ou de refus de communication des documents soumis au droit de communication de l’administration.

COMBIEN DE TEMPS ?

La durée de conservation à respecter est, en pratique, en adéquation avec les délais de prescription, c’est-à-dire les délais au-delà desquels les actions en revendication ne sont plus possibles. Il s’agit d’une durée minimale de conservation, vous avez tout intérêt à les conserver plus longtemps. Vous trouverez ci-dessous les délais de conservation des principaux documents.

SOUS QUELLES FORMES ?

D’une manière générale, il est recommandé de réaliser l’archivage sur le support d’origine pour être en mesure de pouvoir restituer ces informations avec la plus grande fiabilité possible à l’occasion d’un contrôle.

Le livre des procédures fiscales prescrit les règles suivantes :

  • Les factures d’achat, qui justifient d’un droit à déduction à la TVA, doivent être conservées sous leur forme originale
  • Les autres justificatifs tels que les factures de ventes peuvent être conservés sous leur forme originale, sur microfilms ou bandes magnétiques, ou encore être photocopiés dès lors qu’ils sont une juste reproduction fidèle et durable des originaux.
  • Les factures électroniques (créées avec une signature électronique avancée, ou au moyen d’un échange informatisé de données ou avec une piste d’audit fiable) doivent être conservées sous le format original sous lequel elles ont été transmises. Elles tiennent lieu de facture d’origine. À contrario, si vous conservez sur support papier des informations reçues par voie informatique, vous vous exposez à un rejet de votre comptabilité. En effet, l’impression sur papier des factures électroniques ne constitue pas une facture d’origine.

OÙ STOCKER VOS DOCUMENTS ?

  • Les factures papier doivent être stockées sur le territoire français dans un lieu immédiatement accessible à l’occasion d’une requête.
  • Les factures transmises par voie électronique, doivent être stockées sur le territoire français ou sur le territoire d’un autre Etat membre de l’Union européenne ou d’un pays lié à la France par une convention prévoyant une assistance mutuelle.
DURÉE D’ARCHIVAGE PAR TYPE DE DOCUMENTS
   DOCUMENTS         DURÉE DE
     CONSERVATION
     TEXTE DE
      RÉFÉRENCE
LES
DOCUMENTS ET LES PIECES COMPTABLES

Livre et registre comptable (livre journal,
grand livre, livre d’inventaire1)

Pièces
justificatives : bon de commande, de livraison ou de réception, facture
client et fournisseur…

10 ans à
partir de la clôture de l’exercice social
Article.
L.123-22 du Code de commerce
LES
DOCUMENTS CIVILS ET COMMERCIAUX
Contrat
conclu entre commerçants et non commerçants
5 ans

Article
L.110-4 du 

Code de commerce



Titres de
propriété ou de cession de biens immobiliers

 
30 ans

Article
2227 du 

Code civil

Correspondance
commerciale
5 ans

Article
L.110-4 du 

Code de commerce

Document
bancaire (talon de chèque, relevé bancaire…)
5 ans

Article
L.110-4 du 

Code de commerce

Document
de transport de marchandises
5 ans

Article
L.110-4 du 

Code de commerce

LES
DECLARATIONS FISCALES ET SOCIALES
Impôt sur
le revenu et sur les sociétés
6 ans Article
L.102 B du Livre des procédures fiscales

Taxes foncières sur les propriétés bâties et
non bâties

Contribution à l’audiovisuel
public

1 an à
partir de l’année d’imposition
Article
L.173 du Livre des procédures fiscales
Contribution
économique territoriale (Cotisation foncière des entreprises et cotisation sur la valeur ajoutée)
6 ans Article
L.102 B du Livre des procédures fiscales
Taxes sur
le chiffre d’affaires (TVA et taxes assimilées)
6 ans Article
L.102 B du Livre des procédures fiscales
Taxe sur
les salaires
Fin de la
3ème année civile suivant l’année d’imposition
Article
L.169 A du livre des procédures fiscales
Déclaration
Sécurité sociale
3 ans

Article L.244-3
du 

Code de la Sécurité sociale

1 : pour les exercices ouverts depuis le 1er janvier 2016, le livre d’inventaire n’est plus obligatoire. Pour les exercices précédents, il doit être conservé pendant 10 ans suivant la clôture de l’exercice.

A lire également : Futur entrepreneur : Comment prévoir votre besoin de trésorerie ?

Pour en savoir plus : jesuisentrepreneur.fr


© jesuisentrepreneur.fr –juin 2019

Article à caractère informatif et publicitaire.  

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