Documents administratifs : comment et combien de temps les conserver ?

16/01/2024 - 2 min de lecture

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Documents administratifs : comment et combien de temps les conserver ?

Avec le temps, les documents administratifs s’accumulent et il n’est pas toujours facile de faire le tri entre papiers importants et papiers encombrants. Petit tour des bonnes pratiques !

Sommaire :

POURQUOI CONSERVER SES PAPIERS PERSONNELS ?
LES DOCUMENTS ADMINISTRATIFS À GARDER A VIE
DÉLAIS DE CONSERVATION DES DOCUMENTS TEMPORAIRES
    - Combien de temps garder ses bulletins de paie, et plus globalement ses papiers liés au travail ?
    - Combien de temps garder mes déclarations d’impôts ?
    - Combien de temps conserver des documents liés à mon logement ?
        o Papiers propres à la Location
        o Papiers propres à la Propriété
        o Papiers valables pour tous logements
    - Combien de temps conserver les papiers liés à mon véhicule ?
    - Combien de temps conserver ses papiers bancaires ?
    - Combien de temps conserver les factures diverses ?
    - Combien de temps conserver et archiver ses documents professionnels, en tant qu’entrepreneur ?
        o Documents et pièces comptables
        o Documents civils et commerciaux
        o Déclarations fiscales et sociales
QUELS PAPIERS GARDER APRÈS UN DÉCÈS ?
COMMENT CONSERVER SES DOCUMENTS ?
    - Conserver ses documents de façon numérique
        o Stocker sur supports électroniques
        o Stocker dans le « cloud »
        o Stocker dans un coffre-fort numérique
    - Où et comment garder les documents de son entreprise, pour un professionnel
ALORS, PRETS À FAIRE LE TRI DANS VOS PAPIERS À ARCHIVER ?

POURQUOI CONSERVER SES PAPIERS PERSONNELS ?

Les documents administratifs ne servent pas qu’à encombrer nos placards. Ce sont avant tout des traces officielles des actions que vous avez engagées dans votre vie. Ils sont utiles pour faire valoir vos droits ou prouver l’existence d’une obligation.

Dans cette mesure peut-être vous dites-vous qu’il serait intéressant de conserver tous ses papiers ? Une seule armoire ou un espace de stockage en ligne n’y suffiraient pas ! C’est pourquoi il est nécessaire de faire régulièrement le tri en ayant quelques règles en tête.

LES DOCUMENTS ADMINISTRATIFS À GARDER À VIE

Certains papiers sont à conserver toute une vie, mais rassurez-vous, ils sont plutôt rares par rapport au volume de documents qui passent entre nos mains durant une vie !

Les papiers à toujours garder concernent son identité ou celle de sa famille :

Tous les actes d’état civil que vous avez (même si pour certaines démarches, on pourra vous demander des actes récents) : Acte de naissance, de reconnaissance d’un enfant, de mariage, de pacs, de décès…
Tous les contrats : contrat de mariage, de donation, convention de Pacs…
Tous les jugements : jugement de divorce, d’adoption…
Le livret de famille
Tous les documents liés à la santé : carnet de santé, carnet de vaccination, carte de groupe sanguin, certificats médicaux ou d’invalidité, … mais également des examens médicaux comme des radiographies, IRM etc.

Et dans un autre registre :

Ses diplômes
Son permis de conduire (sauf cas particuliers : permis probatoire ou retrait de permis)
Son livret militaire et/ou attestation des services accomplis
Les titres de propriété (achat comme vente)
Les bulletins de paiement des pensions de retraite
Les reconnaissances de dette, ou solde de ces dernières

DÉLAIS DE CONSERVATION DES DOCUMENTS TEMPORAIRES

La conservation des papiers administratifs dépend de leur durée de validité et de leur importance. Certains sont à conserver quelques années, d’autres jusqu’à la liquidation de sa retraite. Et même s’il y a une durée minimale de conservation, rien ne vous empêche de stocker plus longtemps un document si votre situation le justifie.

On vous aide à y voir plus clair :

Combien de temps garder ses bulletins de paie, et plus globalement ses papiers liés au travail ?

Type de document	Durée de conservation légale	Notes / Détails
- Bulletins de salaire - Contrat et/ou certificat de travail	Jusqu’à la liquidation de sa retraite	Ces documents serviront pour la retraite, mais il peut être utile de conserver plus longtemps ses fiches de paie pour le calcul d’une rente en cas de maladie professionnelle survenant après la retraite.
- Justificatif d’allocations Chômage	3 ans	Ces documents peuvent être conservés plus longtemps car ils peuvent avoir un impact sur vos droits à la retraite.
- Attestation Pôle emploi	2 ans après l’inscription	Idem, ce document peut être utile pour le calcul de vos droits à la retraite.

Combien de temps garder mes déclarations d’impôts ?

Type de document	Durée de conservation légale	Notes / Détails
- Déclaration + Avis d’imposition sur le revenu (et tous les justificatifs liés)	3 ans minimum après l’année d’imposition	Ce délai correspond au rattrape / contrôle de l’administration.
- Avis d’impôts locaux (taxe foncière, taxe d’habitation pour les résidences secondaires)	1 an minimum	Cette durée peut être étendue à 3 ans en cas de réduction.

Combien de temps conserver des documents liés à mon logement ?

Papiers propres à la Location

Type de document	Durée de conservation légale	Notes / Détails
- Contrat de location, état des lieux, quittance de loyers…	Durée de la location + 3 ans	L’inventaire du mobilier pour une location meublée peut être plus courte : fin de l’allocation + jusqu’à la restitution du dépôt de garantie si elle a lieu.
- Justificatif APL	2 ans

Papiers propres à la Propriété

Type de document	Durée de conservation légale	Notes / Détails
- Factures liées à des travaux	De 2 à 10 ans	Le délai dépend de la nature des travaux : petits travaux d’amélioration ou d’entretien (2 ans) – Gros œuvre : 10 ans
- Copropriété (paiement charges, PV d’assemblées générales, …)	5 ans

Papiers valables pour tous logements

Type de document	Durée de conservation légale	Notes / Détails
- Factures équipements (téléphone fixes, mobile, Interne…)	1 an	La preuve d’une restitution (pour la box internet par exemple) est de 2 ans après celle-ci.
- Factures d’entretien (ramonage, chaudière...)	1 à 2 ans	Durée selon les actes
- Assurance habitation (contrat, échéanciers, relevés de situation, courrier de résiliation…)	Durée du contrat + 2 ans

Combien de temps conserver les papiers liés à mon véhicule ?

Type de document	Durée de conservation légale	Notes / Détails
- Facture achat et/ou preuve de vente (certificat de cession d’un véhicule d’occasion) - Facture réparations	Durée de conservation du véhicule (+ 2 ans en cas de revente)	La durée après la revente de votre véhicule permet de couvrir les vices cachés.
- PV d’amendes	3 ans	Cela correspond au délai maximum sur lequel le Trésor Public peut vous en réclamer le paiement.
- Assurance Auto/ assurance 2 roues (contrat, échéanciers, relevés de situation, courrier de résiliation…)	Durée du contrat + 2 ans

Combien de temps conserver ses papiers bancaires ?

L’archivage des documents avec votre banque (relevés bancaires, contrats de produits ou services souscrits, contrat assurance vie ou d’épargne etc.) sont détaillés dans notre article Combien de temps conserver ses papiers de banque.

N’hésitez pas à la consulter !

Combien de temps conserver les factures diverses ?

Type de document	Durée de conservation légale	Notes / Détails
- factures + certificats de garantie des appareils de consommation (ex : TV, mobile…)	Jusqu’à la fin de la garantie	Vous pouvez aussi conserver les factures durant toute la détention et/ou durée de vie du produit ; cela peut être utile pour les assurances en cas de soucis, ou de revente à un tiers par exemple, même si la garantie n’est plus effective.

Vous pouvez examiner en détail chaque document dans ce simulateur officiel.

Combien de temps conserver et archiver ses documents professionnels, en tant qu’entrepreneur ?

Attention, en cas de non-conservation des documents liés à l’activité d’une l’entreprise, le responsable de l’entreprise encoure une amende très importante, voire une peine d’emprisonnement en cas de détérioration ou de destruction d’un registre ou d’un acte original émanant de l’autorité publique. Et cela, ce n’est que pour le Code pénal !

Le Code général des impôts, quant à lui, prévoit aussi une amende en cas de destruction ou de refus de communication des documents soumis au droit de communication de l’administration.

Documents et pièces comptables

Type de document	Durée de conservation légale	Notes / Détails
- Livre et/ou registre comptable - Pièces justificatives (bon de commande, de livraison ou de réception, facture client et fournisseur…)	10 ans à partir de la clôture de l’exercice social	Article L.123-22 du Code de commerce

Documents civils et commerciaux

Type de document	Durée de conservation légale	Notes / Détails
Contrat conclu entre commerçants et non commerçants	5 ans	Article L.110-4 du Code de commerce
Titres de propriété ou de cession de biens immobiliers	30 ans	Article 2227 du Code civil
Correspondance commerciale	5 ans	Article L.110-4 du Code de commerce
Document bancaire (talon de chèque, relevé bancaire…)
Document de transport de marchandises

Déclarations fiscales et sociales

Type de document	Durée de conservation légale	Notes / Détails
Impôt sur le revenu et sur les sociétés	6 ans	Article L.102 B du Livre des procédures fiscales
Taxes foncières sur les propriétés bâties et non bâties	1 an à partir de l’année d’imposition	Article L.173 du Livre des procédures fiscales
Contribution économique territoriale (Cotisation foncière des entreprises et cotisation sur la valeur ajoutée)	6 ans	Article L.102 B du Livre des procédures fiscales
Taxes sur le chiffre d’affaires (TVA et taxes assimilées)	6 ans	Article L.102 B du Livre des procédures fiscales
Taxe sur les salaires	Fin de la 3^ème année civile suivant l’année d’imposition	Article L.169 A du livre des procédures fiscales
Déclaration Sécurité sociale	3 ans	Article L.244-3 du Code de la Sécurité sociale

QUELS PAPIERS GARDER APRÈS UN DÉCÈS ?

Attention : il est important de bien récupérer et conserver tous les papiers à la mort d’un de ses proches (livret de famille, pensions de retraite etc).

En effet, toutes les durées de conservation des documents et papiers administratifs s’appliquent toujours après le décès.

Cela permet aux ayants droits de régler une succession, de récupérer des prestations sociales après le décès, voire de solder des dettes…

Bon conseil : Même si cela n’est jamais plaisant, il peut être utile de prévenir vos proches pour leur préciser où sont rangés vos documents. Cela pourra être un souci administratif en moins pour eux, au moment de votre décès.

COMMENT CONSERVER SES DOCUMENTS ?

Format papier, numérique ou les deux ?

Dans une boîte solide, ignifuge et imperméable ou dans un espace de stockage en ligne sécurisé, vous avez le choix. Mais la loi précise que ces documents n’ont de valeur que s’ils sont présentés sous leur format original. Une numérisation est considérée comme une copie.

Et pensez aussi à l’environnement : ne multipliez pas les copies inutiles !

Conserver ses documents de façon numérique

C’est plus simple de conserver et retrouver ces documents de manière numérique, d’autant plus que de plus en plus de papiers sont dématérialisés.

D’ailleurs sans doute certains de vos fournisseurs / organismes / employeurs vous proposent leur espace de stockage dans leur serveur via votre espace client en ligne, voire dans leur logiciel de coffre numérique.

BON À SAVOIR

Vous êtes client du Crédit Agricole ? Découvrez le service e-documents et recevez vos documents bancaires en format électronique dans votre espace personnel.

Cette solution peut être intéressante, mais attention de bien penser à tout récupérer si vous devez vous séparer de votre prestataire avant toute résiliation !

C’est pourquoi il faut aussi que vous ayez une solution individuelle pour archiver vos documents.

Stocker sur supports électroniques

À vous de voir si un disque dur externe par exemple peut être un bon outil de stockage pour vous. Mais même si cela libère de la mémoire de votre ordinateur, la longévité de la fiabilité du support et les connectiques ne sont pas assurées dans le temps…

Stocker dans le « cloud »

Des serveurs informatiques de stockage sont très rependus et facilement accessibles depuis votre ordinateur ou des applications de votre smartphone. Des solutions peuvent être proposées par des multiples prestataires, généralement gratuites au début, puis souvent payantes par la suite, en fonction du volume de stockage utilisé.

Attention toutefois à la sécurisation des données : face à la recrudescence des cyber-attaques, la renommée du fournisseur, le niveau de sécurité, la politique de protection des données et le lieu de stockage des serveurs peuvent être une aide au choix, voire au type de supports à archiver.

Vous aimerez aussi notre guide Cybersécurité et lutte contre la fraude

Stocker dans un coffre-fort numérique

Une autre solution de stockage utilisant des serveurs électroniques existe : le coffre-fort numérique (CFN), ou coffre-fort électronique. Souvent payant, il a généralement un système sécurisé d’identification élevé et a des normes qui attestent le respect des réglementations. Il est donc plus fiable de permet d’y archiver des documents plus sensibles ou volumineux que les autres espaces dans le cloud.

Où et comment garder les documents de son entreprise, pour un professionnel

D’une manière générale, réalisez l’archivage sur le support d’origine. C’est le moyen recommandé pour être en mesure de restituer ces informations avec la plus grande fiabilité possible à l’occasion d’un contrôle. Le livre des procédures fiscales prescrit d’ailleurs les règles suivantes :

Les factures d’achat, qui justifient d’un droit à déduction à la TVA, doivent être conservées sous leur forme originale.
Les autres justificatifs (tels que les factures de ventes) peuvent être conservés sous leur forme originale, sur microfilms ou bandes magnétiques, ou encore être photocopiés dès lors qu’ils sont une juste reproduction fidèle et durable des originaux.
Les factures électroniques (créées avec une signature électronique avancée, au moyen d’un échange informatisé de données ou encore avec une piste d’audit fiable) doivent être conservées sous le format original sous lequel elles ont été transmises. Elles tiennent lieu de facture d’origine.

NB : si vous conservez sur papier des informations reçues par voie informatique, vous vous exposez à un rejet de votre comptabilité. En effet, l’impression sur papier des factures électroniques ne constitue pas une facture d’origine.

À lire également notre article sur la Facture électronique : définition, avantages, et obligations, comment être conforme ?

Enfin, vous devez stocker vos factures papier sur le territoire français. Le lieu de stockage doit être immédiatement accessible en cas de requête.

S’agissant des factures transmises par voie électronique, elles doivent être stockées sur le territoire français ou sur le territoire d’un autre Etat membre de l’Union européenne ou d’un pays lié à la France par une convention prévoyant une assistance mutuelle.

ALORS, PRETS À FAIRE LE TRI DANS VOS PAPIERS À ARCHIVER ?

Attention, une fois la fin de l’archivage, pensez à bien détruire ces documents sensibles pour éviter toute réutilisation de vos informations personnelles. Pour supprimer de façon définitive les fichiers électroniques, la simple mise dans la corbeille du document ne suffit pas ; déjà, pensez bien à vider la corbeille. Et pour les documents papiers, n’avez-vous jamais rêvé d’utiliser un broyeur de papier électrique ? C’est le moment !

Article à caractère informatif et publicitaire.
Les informations présentes dans cet article sont données à titre purement indicatif et n’engagent pas la responsabilité du Crédit Agricole ; elles n’ont en aucun cas vocation à se substituer aux connaissances et compétences du lecteur. Il est vivement recommandé de solliciter les conseils d’un professionnel.
Certains produits et services mentionnés dans cet article peuvent être commercialisés par le Crédit Agricole : renseignez-vous sur leur disponibilité dans votre Caisse régionale.
La souscription à ces produits et services peut être soumise à conditions ou à la réglementation en vigueur, ainsi qu’à l’étude et à l’acceptation de votre dossier par votre Caisse régionale.

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