Documents administratifs : comment et combien de temps les conserver ?

Avec le temps, les documents administratifs s’accumulent et il n’est pas toujours facile de faire le tri entre papiers importants et papiers encombrants. Petit tour des bonnes pratiques !

POURQUOI CONSERVER SES PAPIERS PERSONNELS ?

Les documents administratifs ne servent pas qu’à encombrer nos placards. Ce sont avant tout des traces officielles des actions que vous avez engagées dans votre vie. Ils sont utiles pour faire valoir vos droits ou prouver l’existence d’une obligation.

Dans cette mesure peut-être vous dites-vous qu’il serait intéressant de conserver tous ses papiers ? Une seule armoire ou un espace de stockage en ligne n’y suffiraient pas ! C’est pourquoi il est nécessaire de faire régulièrement le tri en ayant quelques règles en tête.

LOGIQUE DE STOCKAGE DES DOCUMENTS ADMINISTRATIFS

Dans ce domaine, comme souvent, la clé c’est le temps. Le premier critère à prendre en compte est la durée légale de validité de vos papiers personnels. C’est une durée minimale de conservation qui ne vous empêche pas de stocker plus longtemps un document si votre situation le justifie.

En effet, vient ensuite la question de l’importance du document et de l’action auquel il fait référence. Globalement, plus les papiers font la preuve d’un acte important, plus longtemps il faut les conserver.

PRINCIPAUX DÉLAIS DE CONSERVATION SELON LA NATURE DES DOCUMENTS

La conservation des documents administratifs dépend donc de leur durée de validité et de leur importance. Ainsi il convient de conserver :

toute une vie : les documents liés à la famille, à la scolarité ou à la santé
jusqu’au départ à la retraite : les documents liés aux activités professionnelles (si vous êtes entrepreneur, des règles spécifiques s’appliquent)
jusqu’à la vente d’un bien : les factures d’achat ou de réparations
10 ans : les documents liés aux dommages corporels et aux travaux de gros œuvre
5 ans : les factures d’eau, gaz et électricité, les documents bancaires ou liés à votre copropriét
3 ans : les documents relatifs à l’impôt sur le revenu, à la location d’une résidence principale ou à vos anciens véhicules
2 ans : les factures de petits travaux, papiers d’assurance
1 an : les factures de téléphone et Internet, impôts locaux, chèques non encaissés, ordonnances

Vous pouvez examiner en détail chaque document dans ce simulateur officiel et retrouver dans l’infographie ci-dessous les principales recommandations.

FORMAT PAPIER, NUMÉRIQUE OU LES DEUX ?

Dans une boîte solide, ignifuge et imperméable ou dans un espace de stockage en ligne sécurisé, vous avez le choix. Mais la loi précise que ces documents n’ont de valeur que s’ils sont présentés sous leur format original. Une numérisation est considérée comme une copie.

Pensez ici à l’environnement, ne multipliez pas les copies inutiles ! Certains organismes proposent de conserver dans votre espace personnel sécurisé les documents qu’ils vous transmettent.

BON À SAVOIR

Vous êtes client du Crédit Agricole ? Découvrez le service e-documents et recevez vos documents bancaires en format électronique dans votre espace personnel.

Alors, prêts à faire le tri ?

Attention, pensez à bien détruire ces documents sensibles pour éviter toute réutilisation de vos informations personnelles. N’avez-vous jamais rêvé d’utiliser un broyeur de papier électrique ? C’est le moment !

Article à caractère informatif et publicitaire.

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